Kontaktadresse	Thema der Anfrage
info@fid-lizenzen.de	allgemein, auch Erstkontakt bei Verhandlungsaufträgen
Persönliche Ansprechpartner in Berlin, Göttingen und München	Lizenzierung
zentrale Funktions-E-Mail-Accounts Ihrer zuständigen KfL-Serviceteams: kfl@sub.uni-goettingen.de kfl@sbb.spk-berlin.de kfl@bsb-muenchen.de	System, Produktverwaltung, Registrierungs- und Anmeldeworkflows

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Wen erreicht eine Anfrage über das Kontaktformular?

Über das Kontaktformular können Benutzer der Plattform mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Die Anfrage geht an die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse, die nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts im Bereich "Kontakt" angezeigt wird. Auch das für Ihren FID zuständige KfL-Serviceteam erhält eine Kopie der Anfrage (CC), so dass Sie das Kontaktformular auch für Ihre Anfragen an das KfL-Team nutzen können.

Bitte beachten Sie: Falls die Anfrage von einer angemeldeten Institution kommt, wird als Absender automatisch die allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse der Institution angenommen (und nicht die FID-spezifische E-Mail-Adresse für Belange der Einzelnutzerregistrierung). Ihre Antwort auf diese E-Mail geht also typischerweise nur an diesen Kontakt. Bitte denken Sie daran den Kontakt für die Einzelnutzerregistrierung bei Bedarf hinzuzufügen.

Bei Absenden des Kontaktformulars über die FID-unabhängige Plattform www.fid-lizenzen.de geht die Anfrage an eine FID-unabhängige zentrale Kontaktadresse der KfL-Teams (info@fid-lizenzen.de).

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Die ersten Schritte und wichtigsten Informationen

Wie starte ich als FID mit meiner neuen Plattform?

Die folgenden Schritte sind nötig, damit Sie mit Ihrer FID-Plattform starten und die FID-Produkte für Ihren Nutzerkreis bereitstellen können. Die Reihenfolge kann auch variieren.

Sie bereiten Design und Inhalt Ihrer FID-Plattform mit Unterstützung Ihres KfL-Serviceteams vor. Die wichtigsten Informationen dazu finden Sie hier.
Sie legen dort Nachweise für Ihre FID-Produkte gemeinsam mit Ihrem KfL-Serviceteam an. Die Nachweise sind zunächst nicht öffentlich sichtbar (siehe auch Schritt 6). Dazu lesen Sie bitte hier weiter.
Einige Wochen vor Bereitstellung der Produkte über Ihre FID-Plattform wird von Ihrem KfL-Serviceteam ggf. ein Proxy beantragt für die Authentifizierung und Autorisierung Ihres Nutzerkreises beim Zugriff auf das Produktangebot. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Sie planen rechtzeitig die Abbildung Ihres Nutzerkreises und der gewünschten Registrierungsworkflows in Rücksprache mit Ihrem KfL-Serviceteam: Hinweise zur Abbildung Ihres Nutzerkreises und zu möglichen Optionen beim Registrierungsworkflow werden hier gegeben.
Evtl. nehmen Sie die Registrierung der Institutionen Ihres Nutzerkreises selbst vor. Dann finden Sie hier die nötigen Informationen.
Für die Bereitstellung der Produkte bitten Sie Ihr KfL-Team um Veröffentlichung der Nachweise Ihrer FID-Lizenzen und informieren Ihren Nutzerkreis zum Angebot und ggf. zur Möglichkeit der Registrierung.
Der Registrierungsprozess für die Teilnehmer startet und damit auf FID-Seite die Verwaltung des berechtigten Nutzerkreises, ggf. auch der persönlichen Registrierungen (je nach Ihrer Planung in 4). Wie die Registrierung funktioniert ist hier erläutert.

Wie erhält der Nutzerkreis meines FID Zugang zum Produktangebot?

Um Zugang zu Ihren FID-Lizenzen zu erhalten, müssen zunächst die Institutionen Ihres FID-Nutzerkreises als berechtigt im System registriert sein. Erst anschließend können die Mitglieder, typischerweise über ihre Zugehörigkeit zu einer bereits registrierten Institution aus dem ggf. produktspezifischen Nutzerkreis, Zugang erhalten.

Häufig müssen sich die Mitglieder der berechtigten Institutionen dazu persönlich registrieren und dabei ggf. die Zugehörigkeit zu ihrer Institution nachweisen. So erhalten sie persönlichen Zugang, meist zunächst für ein Jahr, um auf die FID-Produkte zugreifen können.

Mitunter kann der Zugang der Mitglieder einer Institution auch IP-gesteuert erfolgen. Voraussetzung ist, dass die Übereinstimmung mit den produktspezifischen Lizenzbedingungen sichergestellt ist, wie etwa bei campusweiter Freischaltung. Meist sind die Zugangsberechtigung jedoch auf einzelne Personengruppen und eine maximale Anzahl potientieller Nutzer beschränkt.

Für weitere Einzelheiten zu den Registrierungsworkflows lesen Sie bitte hier weiter.

Sie können mehrere Nutzerkreise für Ihren FID definieren und dann differenzieren, welche Produkte für welchen Nutzerkreis bereitgestellt werden. Durch Zugehörigkeit zu einer Institution aus dem produktspezifischen Nutzerkreis können Berechtigungen für registrierte Institutionen bzw. Einzelpersonen produktabhängig vergeben werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Auf Ihr Produktangebot können die jeweils berechtigten Mitglieder Ihres Nutzerkreises dann über die bei den einzelnen Lizenzen hinterlegten URLs zugreifen. Typischerweise erfolgt der Zugriff über einen Proxy, so dass die Anbieter-URL jeweils in einen Proxykontext eingebettet ist.

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FID-Nutzerkonto

Mein Nutzerkonto

Was ist meine "Persönliche Seite"?

Ihre "Persönliche Seite" enthält die Informationen zu Ihrem Nutzerkonto. Bitte achten Sie immer darauf, die Daten aktuell zu halten, vor allem die im Bereich "Kontakt" hinterlegte E-Mail-Adresse. Um zu Ihrer persönlichen Seite zu kommen, klicken Sie bitte rechts oben auf "Anmelden", oder, sofern Sie bereits im System angemeldet sind, rechts oben im Banner auf Ihren Namen und wählen Ihre "Persönliche Seite" an.

Über Ihre persönliche Seite stehen folgende Funktionalitäten bereit:

Bearbeiten Ihres FID-Nutzerkontos
Anzeige Ihrer FID-Produkte mit Filterung nach Veröffentlichungsstatus
Anzeige der Proxykonfigurationen
Überblick über die registrierten Teilnehmer (Institutionen und Einzelnutzer)
Registrierung von Institutionen / Anlegen von institutionellen Nutzerkonten
Exporte und Reporte zu Teilnehmern und Lizenzen
Aufgabenliste zur Erledigung Ihrer aktuellen Aufgaben / Vergabe der Berechtigung für Institutionen
(fehlt noch im Screenshot) Bereitstellungen (bei Produkte)
(fehlt noch im Screenshot) Nutzerkreise
(fehlt noch im Screenshot) Proxykonfigurationen

Insbesondere Ihre Aufgabenliste sollten Sie immer im Blick behalten. Wenn eine Institution bei Ihrem FID neu registriert wird, dann erscheint sie in Ihrer Aufgabenliste. Gleichzeitig erhalten Sie auch eine automatische Benachrichtigung an Ihre hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse. Sie sind aufgefordert, die Zugehörigkeit der Institution zu Ihrem Nutzerkreis zu prüfen und können mit einem Klick die Berechtigung vergeben.

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Wie kann ich die Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?

Über Ihre Persönliche Seite können Sie die Daten Ihres Nutzerkontos aktualisieren. Dazu wählen Sie „Bearbeiten“ aus.

Im Bearbeitungsmodus können Sie die Daten im Bereich "Adresse", "Kontakt" und "Weiteres" aktualisieren und anschließend speichern.

Ausnahme: Im Bereich "Weiteres" ist der "Benutzername" nicht änderbar. Auch die Option "Registrierung für Institutionen öffnen" ist nicht vom FID änderbar - bitte wenden Sie sich hier bei Änderungswunsch an Ihr KfL-Team.

Bearbeitung des FID-Nutzerkontos:

FID - persönliche Seite bearbeiten

Bei der Bearbeitung von Daten müssen die Pflichtfelder immer ausgefüllt werden. Im Bearbeitungsmodus sind sie durch ein rotes Quadrat gekennzeichnet, ebenso wie jeder Bereich, der ein oder mehrere Pflichtfeldern enthält. Wird ein Pflichtfeld nicht befüllt, dann erscheint dort der Hinweis " … erfordert eine Eingabe“. Einige Felder werden beim Speichern zusätzlich validiert. Ist ein Feld nicht valide, schlägt das Speichern fehl, nicht valide Felder sind dann markiert, mit einem Hinweis versehen und zu korrigieren. Wenn das Speichern aufgrund nicht befüllter Pflichtfelder oder nicht erfolgreicher Validierung fehlschlägt, erscheint im aktuell angezeigten Bereich die Fehlermeldung "Bitte korrigieren Sie die angezeigten Fehler". Bitte kontrollieren Sie dann in allen Bereichen, nicht nur im aktuellen, die markierten Felder und korrigieren diese.

Jeder Bereich enthält im Bearbeitungsstatus das Feld "Änderungsnotiz", in dem Kommentare für die Bearbeitungshistorie eingefügt werden können.

Über Änderungen in Ihrem Nutzerkonto wird Ihr zuständiges KfL-Serviceteam automatisch per E-Mail informiert (einmal täglich). Einzelheiten zu den Feldern des FID-Nutzerkontos finden Sie in der Beschreibung des Datenmodells.

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Wie kann ich in verschiedenen Rollen unterwegs sein - als FID, als Institution, als Einzelnutzer?

Als FID haben Sie vermutlich verschiedene Logins (digitale Shibboleth-Identitäten): In Ihrer Rolle als FID, evtl. als Institution, als Einzelnutzer.

In der Rolle des FID können Sie die Verwaltung Ihres Produktangebots und Ihres Nutzerkreises vornehmen.
Die Rolle der Institution müssen Sie nicht einnehmen, da Sie bereits als FID Zugang zu den institutionellen Nutzerkonten haben und so die Nutzerverwaltung vornehmen können.
Nur mit einer persönlichen Einzelnutzerkennung können Sie auf das Produktangebot zugreifen.

Bitte beachten Sie dabei, dass Sie im gleichen Browser nicht zugleich mit verschiedenen digitalen Identitäten angemeldet sein können. Die aktuelle Sitzung wird nach einiger Zeit automatisch per Timeout beendet. Wenn Sie die Sitzung selbst beenden möchten ohne den Browser zu schließen, ist die Verwendung eines privaten Fensters zu empfehlen. Sobald Sie dieses Fenster schließen, ist auch die Sitzung beendet. Alternativ können Sie auch einen zweiten Browser öffnen, um in die andere Rolle zu schlüpfen. Vermutlich stehen Ihnen mehrere verschiedene Browser zur Verfügung.

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Login und Benutzerdaten

Wie erhalte ich ein neues Passwort?

Bitte nutzen Sie dazu das Passwortformular. Das neue Passwort wird an die Kontakt-E-Mail-Adresse versendet, die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegt ist und nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts im Bereich "Kontakt" angezeigt wird. Bitte achten Sie deshalb darauf, diese E-Mail-Adresse immer aktuell zu halten. Das Passwort wird automatisch generiert und kann nicht manuell geändert werden.

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Was mache ich, wenn ich meinen Benutzernamen vergessen habe?

Bitte nutzen Sie dazu das folgende Online-Formular: Nutzername vergessen? Dabei muss die Kontakt-E-Mail-Adresse angegeben werden, die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegt ist. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr KfL-Team.

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Was kann ich tun, wenn der Login nicht funktioniert?

Wenden Sie sich bitte an Ihr KfL-Team.

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Wie kann ich mich ausloggen?

Ihre aktuelle Sitzung wird automatisch nach etwa einer halben Stunde Inaktivität beendet. Sie können Ihr Login auch bereits früher beenden, indem Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen. Auch das Schließen des Browsers sollte zu einem Logout führen, da dabei die Cookies meist automatisch gelöscht werden. Mittlerweile gibt es auch die Möglichkeit zum "Abmelden", das Sie aber nicht immer zuverlässig bei allen (Shibboleth-)Diensten abmelden kann.

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Registrierung und Verwaltung meines FID-Nutzerkreises

Nutzerkreis und Registrierungsworkflow

Wie lässt sich mein FID-Nutzerkreis abbilden?

Ihr Nutzerkreis kann aus mehreren Institutionen bestehen oder aus einer einzigen, über die alle berechtigten Endnutzer erfasst werden. Meist ist es sinnvoll, für jede Institution Ihres Nutzerkreises ein Nutzerkonto im System anzulegen. Sie können ggf. auch mehrere Institutionen in einem Nutzerkonto zusammenfassen.
Beispiele für einen Nutzerkreis:

alle Wissenschaftler/innen von 40 benannten fachspezifischen Fachbereichen/Instituten von Universitäten in Deutschland (alternativ: alle Mitglieder, auch Studierende dieser Fachbereiche)
alle Wissenschaftler/innen von 5 benannten fachspezifischen außeruniversitären Einrichtungen
alle Mitglieder einer bestimmten Fachgesellschaft
20 weitere einzelne Wissenschaftler/innen, die an unterschiedlichen Hochschulen in Deutschland tätig sind
ein Kontingent von deutschlandweit 500 nicht genauer benannten Personen mit Zugehörigkeit zu einer Hochschule oder einer überwiegend öffentlich finanzierten wissenschaftliche Einrichtung

Bei den ersten drei Fällen bietet sich ein Nutzerkonto pro Institution an, der sich die zugehörigen Mitglieder bei ihrer Registrierung zuordnen können. Bei den nächsten beiden Fällen, einem Kontingent von Personen, die diversen, nicht genauer spezifizierten Einrichtungen zuzuordnen sind, kann es organisatorisch sinnvoll sein, sie in einer virtuellen Institution zu bündeln. Das wäre im Einzelfall jeweils bedarfsgerecht zu planen und zu konfigurieren.

Eine feine Aufgliederung in mehrere Nutzerkonten, die den tatsächlichen Institutionen entsprechen, hat Vorteile im Vergleich zu einem einzigen Nutzerkonto für eine virtuelle Institution, die den gesamten FID-Nutzerkreis umfasst:

Sie haben immer den Überblick, aus welchen berechtigten Einrichtungen Ihres Nutzerkreises die registrierten Nutzer kommen.
Sie können differenziert einen Teil der Institutionen in den Registrierungsprozess miteinbeziehen, indem Sie ihnen die Verwaltung ihrer registrierten Mitglieder übertragen. Bei fachspezifischen Gesellschaften etwa hat sich das bewährt. Für die verbleibenden Institutionen können Sie die Mitglieder selbst verwalten.

Möglich ist auch ein campusweiter Nutzerkreis, zu dem alle Mitglieder von benannten Universitäten und wissenschaftlichen Einrichtungen gehören. In diesem Fall wäre eine IP-gesteuerte Freischaltung möglich und keine persönliche Registrierung nötig.

Alle aufgezählten Nutzerkreise lassen sich kombinieren. Außerdem ist es möglich, mehrere unterschiedliche Nutzerkreise für Ihren FID zu definieren und so Ihre Angebote differenziert für eine jeweils passgenaue Nutzergruppe freizugeben. Weitere Informationen zur Definition von Nutzerkreisen im System finden Sie hier.

Besprechen Sie bitte mit Ihrem KfL-Serviceteam, wie die Struktur Ihres Nutzerkreises bedarfsgerecht abgebildet werden kann.

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Wie funktioniert die Registrierung der Mitglieder meines Nutzerkreises?

Zunächst müssen die institutionellen Nutzerkonten angelegt sein, damit sich anschließend die Mitglieder mit Zugehörigkeit zu einer der Institutionen registrieren können. Bei jeder Registrierung einer Institution werden Sie benachrichtigt. Sie prüfen und bestätigen dann ggf. die Zugehörigkeit zu Ihrem Nutzerkreis.

In der Regel müssen sich die Mitglieder der berechtigten Institutionen persönlich als Einzelnutzer registrieren und die Zugehörigkeit zu ihrer Institution nachweisen. Deshalb wird bei der Registrierung einer Institution bei einem FID insbesondere festgelegt, wer für diese Institution die Einzelnutzerverwaltung bei diesem FID übernimmt und wie die Mitglieder den Nachweis ihrer Zugehörigkeit erbringen. Bei jeder Registrierung eines Institutionsmitglieds als Einzelnutzer bei Ihrem FID wird dann automatisch eine Benachrichtigung an diese FID-spezifisch bei der Institution für die Einzelnutzerregistrierung hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der Einzelnutzer erhält ebenfalls eine Benachrichtigung mit der FID-spezifisch bei der Institution hinterlegten Mitteilung hinsichtlich dem weiteren Prozedere zum Nachweis der Zugehörigkeit zur Institution. Die/der Ansprechpartner/in für die Einzelnutzerregistrierung prüft schließlich die Zugehörigkeit und bestätigt sie ggf.

Das System führt die Institutionen und auch die Einzelpersonen Schritt für Schritt durch den Registrierungsworkflow. Sie können den Ablauf gerne testen, indem Sie dem Verweis zur "Erstregistrierung" im Menüpunkt Registrierung folgen, sofern verfügbar, oder direkt in den Anmeldeworkflow springen: hier für Institutionen und hier für Einzelpersonen. Weitere Einzelheiten zu den Registrierungsworkflows finden Sie auch bei den FAQS für Institutionen und bei den FAQs für Einzelnutzer.

Die folgenden Schritte zeigen skizzenhaft einen typischen Workflow. Die Registrierung des Nutzerkreises erfolgt dabei wahlweise durch Sie als FID oder alternativ eigenständig durch die Institutionen. Die Entscheidung, ob Sie einzelne Institutionen miteinbinden, liegt bei Ihnen als FID. Bewährt hat sich, einzelne Institutionen nur nach gründlicher Rücksprache und über eine/n feste/n Ansprechpartner/in aus der Institution in die Workflows einzubinden. Gute Erfahrungen wurden mit Fachgesellschaften gemacht, die je nach Fachcommunity einen großen Anteil ausmachen und die Mitgliedschaft direkt überprüfen können.

Registrierung der Institutionen gemäß der gewählten Abbildung des Nutzerkreises

Sofern der FID Institutionen seines fachlichen Nutzerkreises in den Registrierungsprozess einbindet, informieren er sie per E-Mail über sein Angebot und die Möglichkeit zur Registrierung.
Die Institutionen registrieren sich über die FID-Oberfläche. Meist wird der FID in Absprache mit seinem KfL-Serviceteam die Registrierung für die Institutionen übernehmen. Bei einer Erstregistrierung werden die Daten für das Nutzerprofil erfasst. Für bereits auf fid-lizenzen.de registrierte Institutionen müssen nur FID-spezifische Angaben ergänzen werden.
Das zuständige KfL-Team wird bei Erstregistrierung automatisch per E-Mail informiert und nimmt eine formale Prüfung des Nutzerprofils vor.
Der FID wird anschließend automatisch per E-Mail über die Registrierung informiert, prüft die Zugehörigkeit der Institution zum fachlich definierten Nutzerkreis und vergibt die Berechtigung beim eigenen FID im Nutzerkonto der Institution.
Die berechtigte Institution aus dem Nutzerkreis des FID erhält die Freischaltungsinformation mit Zugangsdaten zum eigenen Konto automatisch per E-Mail, sofern sie in den Registrierungsprozess involviert ist.

Der FID/die Institution informiert die Mitglieder über das Produktangebot und, wenn eine Registrierung der Mitglieder gewünscht ist, auch über die Möglichkeit zur Registrierung. Alternativ kann der Zugang auch IP-gesteuert erfolgen über im institutionellen Nutzerkonto hinterlegte IP-Adressen. Dann ist für den Zugriff aus dem Institutionsnetz keine persönliche Registrierung der zugehörigen Mitglieder nötig. Voraussetzung ist, dass die Übereinstimmung mit den produktspezifischen Lizenzbedingungen sichergestellt ist. Evtl. haben Mitglieder der Institution nur zu einem Teil des FID-Angebots Zugang, je nach Zugehörigkeit zu den produktspezifischen Nutzerkreise.

Registrierung der Endnutzer als Einzelnutzer (optional)

Die Angehörigen der berechtigten Institution registrieren sich über die FID-Oberfläche eigenständig als Einzelnutzer. Dabei akzeptieren sie die allgemeinen Nutzungsbedingungen und wählen aus den beim FID berechtigten Institutionen ihre Zugehörigkeit aus. Bereits auf fid-lizenzen.de registrierte Personen melden sich mit ihrer bestehenden Kennung an, um sich bei einem weiteren FID zu registrieren.
Die Einzelperson erhält direkt nach Registrierung automatisch eine Mitteilung per E-Mail über das weitere Vorgehen, insbesondere hinsichtlich der Erbringung eines Nachweises der Zugehörigkeit zur gewählten Institution, sofern nötig.
Eine E-Mail über die erfolgte Einzelnutzerregistrierung geht automatisch an den für die gewählte Institution beim FID hinterlegten Kontakt. Je nach vereinbartem Procedere (siehe Schritt 7) wartet der Kontakt zunächst den Nachweis des Mitglieds ab oder er kann die Zugehörigkeit des Einzelnutzers direkt prüfen und ggf. im System bestätigen.
Die Einzelperson erhält nach erfolgreich abgeschlossener Registrierung die Freischaltungsinformation automatisch per E-Mail und kann damit auf das aktuelle Produktangebot des FID zugreifen, abhängig von der Zugehörigkeit zu den produktspezifischen Nutzerkreisen.

Für Einzelpersonen ist die Freischaltung in der Regel jeweils ein Jahr gültig und muss dann erneuert werden.

Die Speicherung und Verwaltung der Nutzerdaten erfolgt zentral über die im Rahmen des im KfL-Projekts verfügbare Infrastruktur. Sofern die Speicherung und Verwaltung der Nutzerdaten außerhalb des Projekts und innerhalb der Infrastruktur des FID erfolgen soll, muss auch die technische Infrastruktur für den Workflow zur Vergabe der Zugangsberechtigungen dort abgebildet werden. Die Nutzerdaten sind für die FID über eine Standardschnittstelle abrufbar.

Als FID können Sie die Registrierungsworkflows an Ihren Bedarf anpassen. Dazu lesen Sie bitte hier weiter.

Wie Sie die Registrierung der Institutionen selbst vornehmen, erfahren Sie hier. Sofern Institutionen die Möglichkeit erhalten sollen, sich eigenständig zu registrieren, können Sie hier weiterlesen. Zu den Workflows bei der Registrierung von Einzelnutzern finden Sie hier weitere Einzelheiten. Wie Sie den Überblick über alle registrierten Teilnehmer behalten, wird hier gezeigt.

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Wie kann ich die Registrierung der Mitglieder meines Nutzerkreises organisieren?

Der Registrierungsworkflow ist flexibel und überlässt dem FID die Entscheidung, wie aktiv er einzelne Institutionen aus seinem Nutzerkreis bei der Registrierung und Verwaltung der Einzelnutzer einbeziehen will. Je nach Bedarf können Sie als FID diesen Part komplett selbst übernehmen oder einen Teil an die Heimateinrichtungen Ihres Nutzerkreises delegieren. Über folgende Parameter können Sie den Grad der Einbeziehung der Institutionen regulieren:

Option "Registrierung für Institutionen öffnen" im Nutzerkonto des FID:
Ist diese Option aktiviert, dann können Institutionen sich eigenständig registrieren. Ist die Option deaktiviert, dann kann die Registrierung einer Institution nur durch den FID vorgenommen werden.
Zentrale Kontakt-E-Mail-Adresse im Nutzerkonto der Institution:
Hierüber wird festgelegt, wer die Zugangsdaten zu dem institutionellen Nutzerkonto erhält, vor allem bei zukünftiger Änderung des Passworts. Falls die Institution die Verwaltung ihrer als Einzelnutzer registrierten Mitglieder eigenständig übernimmt, ist es sinnvoll, hier einen Kontakt aus der Institution zu hinterlegen. Als FID haben Sie nach Login Zugang zu allen institutionellen Nutzerkonten Ihres Nutzerkreises und benötigen keine institutionsspezifischen Zugangsdaten. Falls die Institution n die Nutzerverwaltung nicht eingebunden ist, wird meist ein zentraler Kontakt der KfL-Teams hinterlegt.
Berechtigung der Institution bei Ihrem FID - "berechtigt"/"berechtigt+Adminrechte" (FID-spezifisch):
Hierüber wird festgelegt, wer für die Mitglieder dieser Institution, sofern eine Registrierung vorgesehen ist, die Einzelnutzerverwaltung bei Ihrem FID übernimmt. Bei Status "berechtigt" übernimmt Ihr FID, bei Status "berechtigt+Adminrechte" übernimmt die Institution und erhält zu diesem Zweck mit ihrer Zugangskennung zusätzliche Berechtigungen bei Ihrem FID. Mit diesen kann sie bei Ihrem FID insbesondere die Berechtigung für ihre Mitglieder vergeben, indem sie die Zugehörigkeit zur eigenen Institution prüft und ggf. bestätigt.
E-Mail-Adresse für Belange der Einzelnutzerregistrierung im Nutzerkonto der Institution (FID-spezifisch):
Hierüber wird festgelegt, wer zukünftig über die Registrierung der Mitglieder dieser Institution bei Ihrem FID informiert wird. Zu diesem Zweck ist die E-Mail-Adresse der Kontaktperson zu hinterlegen, die die Einzelnutzerverwaltung übernimmt, entweder eine E-Mail-Adresse der Institution oder des FID. Sofern Sie als FID die Einzelnutzerregistrierung für Ihren gesamten Nutzerkreis übernehmen, hinterlegen Sie in allen institutionellen Nutzerkonten vermutlich die gleiche Funktions-E-Mail-Adresse ihres FID. Bei Status "berechtigt" der Institution bei Ihrem FID sollte immer eine Funktions-E-Mail-Adresse Ihres FID hinterlegt sein, damit Sie über Registrierungen von Einzelnutzern informiert werden.
Mitteilung an Einzelnutzer im Nutzerkonto der Institution (FID-spezifisch):
Hierüber wird den Mitgliedern dieser Institution bei ihrer Registrierung als Einzelnutzer bei Ihrem FID mitgeteilt, wie sie ihre Zugehörigkeit nachweisen sollen. Der Text ist frei wählbar und kann bedarfsgerecht auf Institution und FID abgestimmt werden. Auch weitere Unterlagen lassen sich einbinden, wie etwa ein Formular zur schriftlichen Bestätigung der Zugehörigkeit durch die Heimateinrichtung. Sofern Sie als FID die Einzelnutzerregistrierung für Ihren gesamten Nutzerkreis übernehmen, können Sie in allen institutionellen Nutzerkonten die gleiche Mitteilung für die Einzelnutzer hinterlegen oder aber auch differenzieren, falls es sinnvoll ist, das Vorgehen zum Nachweis der Zugehörigkeit institutionsabhängig zu variieren.
Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" im Nutzerkonto der Institution (FID-spezifisch):
Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Ist sie bei Ihrem FID deaktiviert, dann wird beim Registrierungsablauf für Einzelnutzer bei der obligatorischen Auswahl der Zugehörigkeit diese Institution nicht angeboten. Mitglieder dieser Institution können sich dann nicht als Einzelnutzer bei Ihrem FID registrieren, außer sie können sich einer anderen, in der Auswahl angebotenen, Institution zuordnen. Bitte achten Sie darauf, dass diese Option typischerweise nur dann deaktiviert ist, wenn der Zugang zum Produktangebot ohne persönliche Registrierung ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung.

Diese Parameter können Sie flexibel nutzen, ganz nach Ihrem Bedarf – Sie können je nach Nutzerkreis die Einzelnutzerverwaltung an alle oder an einzelne Institutionen abgeben. Als FID können Sie diesen Part auch komplett übernehmen, ohne Einbeziehung der Institutionen Ihres FID-Nutzerkreises.

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Registrierung der Institutionen des FID-Nutzerkreises

Wie kann ich als FID eine Institution registrieren?

Als FID finden Sie nach Login die Möglichkeit zur Registrierung von Institutionen immer auf Ihrer persönlichen Seite. Ist die Option "Registrierung für Institutionen öffnen" aktiviert, dann können sich Institutionen auch eigenständig registrieren über den Menüpunkt Registrierung.

FID - Registrierung Institution

Für jede Institution sollte nur ein einziges Nutzerkonto angelegt werden, das dann FID-übergreifend verwendet wird. Wenn Sie dem Link "Registrierung von Institutionen" folgen, erhalten Sie deshalb zunächst eine Liste aller aktuell im System registrierten Institutionen, die vom KfL-Team initial geprüft und bestätigt sind. Bitte prüfen Sie, ob die Institution, die Sie bei Ihrem FID registrieren wollen, bereits dabei ist. Institutionen, die bei Ihrem FID noch nicht registriert sind, erkennen Sie daran, dass die zusätzliche Zeile mit der Angabe der Berechtigung fehlt.

FID - Registrierung Institution 2

Alternativ können Sie auch die Suchfunktion nutzen, mehr dazu erfahren Sie hier. Zuverlässige Treffer erzielen Sie in der Regel durch Suche nach dem Namen des Standortes der Institution.

Wenn die von Ihnen gesuchte Institution dabei ist, dann wählen Sie sie bitte aus, um über die persönliche Seite dieser Institution eine Registrierung bei Ihrem FID vorzunehmen und lesen dazu hier weiter.

Wenn die von Ihnen gesuchte Institution nicht dabei ist, dann gehen Sie bitte zum Ende der Liste, wählen dort "Registrierung einer zusätzlichen Institution" und lesen dazu hier weiter.

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Wie kann ich ein bereits vorhandenes Institutionskonto bei meinem FID registrieren?

Nach Login finden Sie auf der persönlichen Seite der Institution die Möglichkeit für eine "zusätzliche Registrierung" bei Ihrem FID. Auch der Institution wird nach Login bei Ihrem FID diese Möglichkeit angeboten, sofern "Registrierung für Institutionen öffnen" bei Ihrem FID aktiviert ist.

FID - Registrierung Institution - zusätzlich

Nach Akzeptieren der Nutzungsbedingungen werden Sie aufgefordert, die FID-spezifischen Angaben der Institution zur "Einzelnutzerregistrierung" zu ergänzen.

FID - Registrierung Institution - zusätzlich 2

Weitere Einzelheiten zu diesen Felder finden Sie hier bei der Beschreibung der Erstregistrierung.

Nach Eingabe aller erforderlichen Daten und anschließender Bestätigung über den Button "registrieren" geht eine automatische Benachrichtigung an die bei der Institution hinterlegten E-Mail-Adressen. Auf der persönlichen Seite der Institution sehen Sie nun bereits den Status der Berechtigung "in Prüfung" bei Ihrem FID und können neben den FID-spezifischen nun auch die "allgemeinen Daten" des Nutzerkontos bearbeiten.

FID - Registrierung Institution - zusätzlich 3

Gleichzeitig erhalten Sie als FID ebenfalls eine Mitteilung und vergeben die Zugangsberechtigung, wie hier beschrieben. Anschließend geht wiederum eine Nachricht an die Institution, die ggf. die Freischaltungsinformation zum institutionellen Nutzerkonto enthält. Informiert werden alle bei der Registrierung hinterlegten Adressen, sowohl die zentrale "Kontakt"-E-Mail-Adresse des Institutionskontos als auch die eben hinterlegte FID-spezifische zur "Einzelnutzerregistrierung".

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Wie kann ich ein neues Institutionskonto anlegen und bei meinem FID registrieren?

Eine Institution sollte im System nur über ein einziges Teilnehmerkonto verfügen. Deshalb prüfen Sie bitte immer, bevor Sie ein neues Nutzerkonto anlegen, ob diese Institution nicht bereits im System existiert, da sie evtl. auch zum Nutzerkreis weiterer FID gehört. Wie Sie prüfen können, ob für eine Institution bereits ein Teilnehmerkonto existiert und wie Sie andernfalls zur "Registrierung einer zusätzlichen Institution" gelangen, ist hier beschrieben. Auch die Institution selbst hat die Möglichkeit eine Erstregistrierung vorzunehmen, sofern "Registrierung für Institutionen öffnen" bei Ihrem FID aktiviert ist - über den Menüpunkt "Registrierung". Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Registrierungsablaufs aus Institutionssicht finden Sie im Rahmen des Workflows zur Erstanmeldung von Institutionen hier.

Bitte füllen Sie das Anmeldeformular aus, indem Sie die Angaben in den Bereichen "Adresse", "Kontakt", Einzelnutzerregistrierung", "Authentifizierung" und "Weiteres" vervollständigen.

FID - Erstregistrierung Institution

Die meisten Angaben im institutionellen Teilnehmerkonto sind FID-unabhängig. Zu diesen allgemeinen Daten der Institution gehören die Angaben unter "Adresse", "Kontakt" und "Weiteres" und "Authentifizierung". Die Angaben im Bereich "Einzelnutzerregistrierung" sind FID-spezifisch. Sofern die Institution zum Nutzerkreis eines weiteren FID gehört, sind dort bei Registrierung dann nur noch die spezifischen Angaben für den weiteren FID zu ergänzen. Die allgemeinen, FID-unabhängigen Angaben werden nur einmal abgefragt und gelten dann für alle FID. Die FID-spezifischen Angaben ermöglichen es, den Ablauf der Einzelnutzerregistrierung individuell und bedarfsgerecht pro FID zu konfigurieren.

Wichtig ist bei den allgemeinen Daten neben den Adressdaten vor allem die E-Mail-Adresse im Bereich "Kontakt":

Institution - Registrierungsformular - Kontakt

Hier sollte eine zentrale Kontaktadresse für das institutionelle Nutzerkonto hinterlegt sein. Wenn es sich um eine Institution handelt, die potentiell zum Nutzerkreis mehrerer FID gehört, wird typischerweise ein zentraler Kontakt der KfL-Teams eingetragen.Wenn es sich um eine fachspezifische Institution handelt und Sie als FID die Registrierung und Pflege der Daten für dieses Nutzerkonto übernehmen und auch die Einzelnutzerverwaltung für die Institution, dann können Sie einen Kontakt Ihres FID eintragen. Nur wenn die Institution Zugang zu ihrem Nutzerkonto erhalten soll, ist ein Kontakt aus der Institution sinnvoll. Diese Kontakt-E-Mail-Adresse spielt für die Institution eine wichtige Rolle, da dorthin die Zugangsdaten für das Nutzerkonto gehen, insbesondere auch bei Änderung. Der FID benötigt diese Zugangsdaten nicht.

Bei den FID-spezifischen Daten ist der Bereich "Einzelnutzerregistrierung" besonders wichtig:

Im Bereich "Einzelnutzerregistrierung" ist die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" standardmäßig aktiviert. Ist sie deaktiviert, dann kann bei persönlicher Registrierung bei Ihrem FID die Zugehörigkeit zu dieser Institution nicht ausgewählt werden. Bitte deaktivieren Sie die Option nur, wenn der Zugang zum Produktangebot auch ohne persönliche Registrierung der Mitglieder dieser Institution ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung.

Die Mitglieder der Institution müssen sich in der Regel persönlich als Einzelnutzer bei Ihrem FID registrieren, dabei wählen sie die Zugehörigkeit zu der Institution aus und weisen diese ggf. nach. Über die "Mitteilung an Einzelnutzer" teilen Sie den Mitgliedern der Institution mit, wie dieser Nachweis zu erbringen ist. Eine kurze Schritt-für-Schritt-Skizze zum Workflow der Einzelnutzerregistrierung aus Institutionssicht finden Sie im Rahmen der institutionellen Registrierung - um dorthin zu wechseln, klicken Sie bitte hier. Sofern Sie die Nutzerverwaltung für Ihren gesamten Nutzerkreis selbst übernehmen, ohne die Institutionen miteinzubeziehen, tragen Sie bei allen Institutionen typischerweise die gleiche Funktions-E-Mail-Adresse und evtl. sogar die gleiche Mitteilung an die Einzelnutzer ein, es sei denn das Vorgehen zum Nachweis der Zugehörigkeit ist nicht immer gleich, sondern institutionsabhängig.

Nach Eingabe aller erforderlichen Daten und anschließender Bestätigung über den Button "registrieren" geht eine automatische Benachrichtigung an die Institution. Gleichzeitig geht eine Nachricht an das KfL-Team, das das Nutzerkonto formal prüft, auch hinsichtlich Doppelregistrierungen. Anschließend erhalten Sie als FID ebenfalls eine Mitteilung und vergeben ggf. die Zugangsberechtigung, wie hier beschrieben. Dazu geht dann wiederum Nachricht an die Institution, die ggf. die Freischaltungsinformationen mit den Zugangsdaten zum institutionellen Nutzerkonto enthält. Informiert werden alle bei der Registrierung hinterlegten Adressen, sowohl die zentrale "Kontakt"-E-Mail-Adresse des Institutionskontos als auch die FID-spezifische zur "Einzelnutzerregistrierung".

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Werde ich benachrichtigt, wenn sich eine Institution registriert?

Als erstes wird das für Ihren FID zuständige KfL-Team automatisch informiert und nimmt eine formale Prüfung der Anmeldedaten vor. Die Registrierung wird vom KfL-Team bestätigt oder abgelehnt, z.B. bei Dubletten. In jedem Fall werden Sie automatisch per E-Mail benachrichtigt (E-Mail-Betreff: "[FID-Lizenzen] Nutzerkonto angenommen" bzw. "[FID-Lizenzen] Nutzerkonto abgelehnt"). Die E-Mail geht an die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse, die auf Ihrer persönlichen Seite rechts im Bereich "Kontakt" angezeigt wird. Gleichzeitig taucht die Institution dort in Ihrer Aufgabenliste auf.
Die Benachrichtigung erfolgt auch, wenn Sie als FID die Registrierung für die Institution selbst vorgenommen haben.

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Was muss ich tun, wenn sich eine Institution registriert?

Sofern die Option "Registrierung für Institutionen öffnen" für Ihren FID aktiviert ist, können sich Institutionen über den Menüpunkt "Registrierung" eigenständig bei Ihrem FID registrieren. Ist die Option für Ihren FID deaktiviert, dann können nur Sie nach Login als FID die Registrierung von Institutionen vornehmen. Sie finden diese Option mit aktuellem Status ("Ja"/"Nein") auf Ihrer persönlichen Seite im Bereich "Weiteres". Zur Änderung dieses Option wenden Sie sich bitte an Ihr KfL-Serviceteam. Auch wenn Sie die Registrierung einer Institution selbst vornehmen, werden Sie darüber informiert, wie im Folgenden beschrieben.

Nachdem Sie eine automatische Benachrichtigung über die Registrierung einer neuen Institution erhalten haben (E-Mail-Betreff: "[FID-Lizenzen] Nutzerkonto angenommen"), finden Sie die Information auch in der "Aufgabenliste" auf Ihrer persönlichen Seite. Jetzt können Sie prüfen, ob die Institution zu Ihrem berechtigten Nutzerkreis gehört und anschließend über die Aufgabenliste die Berechtigung vergeben. Falls die Institution "nicht berechtigt" ist, sollten Sie vor Auswahl der Option "nicht berechtigt" eine Notiz hinterlegen. Diese wird der Institution in der automatisch versendeten E-Mail dann als Ablehnungsgrund mitgeteilt. Ist die Institution berechtigt, dann werden ihr per E-Mail die Zugangsdaten zum Nutzerkonto übermittelt. Wählen Sie "berechtigt+Adminrechte", wenn die Institution auch die Einzelnutzerverwaltung übernimmt. Mehr zu den Berechtigungen finden Sie hier.

Bitte kontrollieren Sie zunächst die im institutionellen Nutzerkonto hinterlegten Daten, insbesondere die angegebenen Kontakt-E-Mail-Adressen. Für Belange der Einzelnutzerverwaltung sollte bei "berechtigt" immer eine Adresse des FID hinterlegt sein und zu "berechtigt+Adminrechte" passt in der Regel eine Adresse aus der Institution. Als zentrale, FID-unabhängige Kontakt-E-Mail-Adresse sollte bei "berechtigt+Adminrechte" ebenfalls eine Adresse aus der Institution hinterlegt sein. Durch Klicken auf den Namen der Institution können Sie zum Nutzerkonto navigieren und alle Informationen auf der persönliche Seite der Institution einsehen. Wenn Sie dort Anpassungen vornehmen wollen, lesen Sie bitte hier weiter.

FID - Aufgabenliste

Nach Vergabe der Berechtigung geht eine Nachricht an die zentrale "Kontakt"-Adresse des institutionellen Nutzerkontos, die ggf. die Freischaltungsinformationen mit den Zugangsdaten enthält. Eine weitere Nachricht mit Informationen zur Einzelnutzerregistrierung geht an die FID-spezifische E-Mail-Adresse zur "Einzelnutzerregistrierung".

Sofern Sie die Registrierung für Einzelnutzer nicht deaktiviert haben und die Einzelnutzerverwaltung übernehmen, informieren Sie bitte die Mitglieder der Institution über die Möglichkeit zur persönlichen Registrierung. Die Mitglieder wählen bei der Registrierung dann die Zugehörigkeit zu dieser Institution aus. Diese Zugehörigkeit muss anschließend geprüft und ggf. bestätigt werden. Über jede persönliche Registrierung eines Mitglieds beim FID erfolgt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail an die unter "Einzelnutzerregistrierung" hinterlegte E-Mail-Adresse. Für weitere Informationen zu den Workflows bei Verwaltung der Einzelnutzer lesen Sie bitte hier weiter.

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Welche Berechtigungen erhalten die Institutionen?

Den aktuellen Berechtigungsstatus bei Ihrem FID sehen Sie im Nutzerkonto der Institution unter "Fachinfomationsdienst(e)". Wie Sie zum Nutzerkonto eines Teilnehmers kommen, können Sie hier nachlesen.

FID - Berechtigung einer Institution

Bevor Sie die Berechtigung vergeben, hat die Institution Status "in Prüfung". Sie können folgende Berechtigungsstatus an Institutionen vergeben:

berechtigt: Die Institution gehört zum berechtigten Nutzerkreis Ihres FID. Sofern eine persönliche Registrierung von Mitgliedern der Institution vorgesehen ist, übernehmen Sie als FID die Einzelnutzerverwaltung. Über die institutionelle Zugangskennung bestehen Schreibrechte für die allgemeinen Daten des Institutionskontos, jedoch keine Rechte für die Einzelnutzerkonten. Bei Status "berechtigt" der Institution bei Ihrem FID sollte dort also immer eine Funktions-E-Mail-Adresse Ihres FID hinterlegt sein, damit Sie über Registrierungen von Einzelnutzern informiert werden.
berechtigt+Adminrechte: Die Institution gehört zum berechtigten Nutzerkreis Ihres FID. Sofern eine Registrierung von Mitgliedern der Institution vorgesehen ist, übernimmt die Institution die Einzelnutzerverwaltung. Zu diesem Zweck erhält die Institution über ihre Zugangskennung zusätzliche Berechtigungen bei Ihrem FID, über die sie sowohl die eigenen FID-spezifischen Daten aktualisieren als auch die Zugehörigkeitsberechtigung für die Einzelpersonen vergeben kann.
nicht berechtigt: Die Institution gehört nicht zum berechtigten Nutzerkreis Ihres FID.

Wie Sie die Berechtigung einer Institution ändern können, lesen Sie bitte hier nach.

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Wie kann ich die Berechtigung einer Institution ändern?

Wenn die Berechtigung einer Institution bei Ihrem FID noch "in Prüfung" ist, können Sie sie über die Aufgabenliste auf Ihrer persönlichen Seite ändern. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Um die Berechtigung einer Institution bei Ihrem FID zu ändern, gehen Sie zum Nutzerkonto dieser Institution. Wie Sie zum Nutzerkonto kommen, können Sie hier nachlesen. Auf der persönlichen Seite der Institution sehen Sie rechts unter „Fachinformationsdienst(e)“ den aktuellen Status und klicken auf "Berechtigung ändern". Sie werden auf eine neue Seite geführt, auf der Sie den Status ändern und einen Kommentar eintragen können. Dieser Kommentar erscheint dann bei Wahl des Status "nicht berechtigt" als Ablehnungsgrund in der automatisch generierten E-Mail, die nach dem Speichern an die Institution gesendet wird. Er wird immer auch in der Historie des institutionellen Nutzerkontos angezeigt.

Ein Wechsel der Berechtigung von "berechtigt" zu "berechtigt+Adminrechte" bedeutet einen Wechsel der Einzelnutzerverwaltung von Ihrem FID zur Institution. Sorgen Sie bitte vor Vergabe der neuen Berechtigung dafür, dass die E-Mails bzgl. Einzelnutzerregistrierung die neuen Verantwortlichen erreichen und die Mitteilung an die Einzelnutzer passend hinterlegt ist.

Weitere Einzelheiten zu den Berechtigungen können Sie hier nachlesen. Sie können die Berechtigung nur für von den KfL-Teams "bestätigte" Institutionen verändern. Bitte kontaktieren Sie Ihr KfL-Team, falls Sie eine Änderung vornehmen wollen und das Nutzerkonto einen anderen Status hat.

Die Institution wird über jede Änderung ihrer Berechtigung informiert, je nach Änderung geht die Nachricht an den zentralen E-Mail-Kontakt des institutionellen Nutzerkontos oder an den FID-spezifischen für Belange der Einzelnutzerregistrierung. Auch das zuständige KfL-Team wird über Änderungen im Nutzerkonto automatisch per E-Mail informiert (einmal täglich).

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Persönliche Registrierung der Mitglieder meines FID-Nutzerkreises

Ist eine persönliche Registrierung als Einzelnutzer erforderlich?

In der Regel müssen sich die Mitglieder Ihres Nutzerkreises persönlich als Einzelnutzer registrieren und dabei die Zugehörigkeit zu einer berechtigten Institution nachweisen. Sie erhalten dann eine persönliche Berechtigung, die meist jährlich erneuert werden muss.

Wenn für eine Institution keine Registrierung von Einzelnutzern gewünscht bzw. erforderlich ist, kann die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" im Nutzerkonto der Institution deaktiviert werden. Standardmäßig ist diese Option für alle Institutionen aktiviert. Ist sie deaktiviert, dann kann bei persönlicher Registrierung bei Ihrem FID die Zugehörigkeit zu dieser Institution nicht ausgewählt werden. Bitte deaktivieren Sie die Option nur, wenn der Zugang zum Produktangebot ohne persönliche Registrierung ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung.

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Wie sind die Workflows bei der Einzelnutzerregistrierung?

Als FID können Sie die Verwaltung aller Mitglieder Ihres Nutzerkreise selbst übernehmen oder an die Heimatinstitutionen abgeben. Die Workflows zur Registrierung und Verwaltung der Einzelnutzer sind in beiden Fällen gleich. Sie sollten darauf achten, der Institution die nötige Berechtigung zu geben - dazu können Sie hier nachlesen.

Die Institutionen erreichen alle Informationen zu ihren registrierten Mitgliedern bequem über ihre persönlichen Seite. Als FID müssen Sie zunächst die persönliche Seite der Institution aufrufen, um dort den Überblick über die registrierten Mitglieder und auch die institutionsspezifische Aufgabenliste zu erhalten. Wie Sie zur persönlichen Seite eines Teilnehmers kommen, können Sie hier nachlesen. Wenn sich ein Mitglied einer Institution registriert, dann ist der Link zur persönlichen Seite der Institution aber auch bereits in der Nachricht enthalten, die automatisch an die im institutionellen Konto hinterlegte E-Mail-Adresse für Belange der Erstregistrierung geht.

Um die Berechtigung für bei Ihrem FID neu registrierte Mitglieder einer Institution zu vergeben, können Sie entweder die Aufgabenliste auf der persönlichen Seite der Institution abarbeiten oder alternativ die persönliche Seite der neuen Einzelnutzer direkt aufrufen und dort die Berechtigung anpassen.

Alle Workflows zur Registrierung und Verwaltung der Mitglieder finden Sie bei den Fragen zu registrierten Mitgliedern in den FAQs für Institutionen aus Institutionssicht ausführlich beschrieben.

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Weitere Fragen zu den registrierten Teilnehmern

Wie behalte ich den Überblick über die registrierten Teilnehmer?

Auf Ihrer persönlichen Seite finden Sie die Anzahl der berechtigten Teilnehmer sowie Verweise zum Überblick über alle registrierten "Einzelnutzer" und "Institutionen". Die Informationen zu den Teilnehmern können Sie auch exportieren, Einzelheiten zu "Exporte und Reporte" erfahren Sie hier.

FID - persönliche Seite - Überblick über die Teilnehmer

Sie können sich einen Überblick über alle registrierten "Institutionen" verschaffen. Dabei können Sie die Sortierung wählen, nach Aktualität oder alphabetisch, und die Auswahl mittels verschiedener Facetten eingrenzen.

FID - persönliche Seite - Überblick über die Institutionen

Es besteht die Möglichkeit alle Institutionen zu filtern, deren Berechtigung bei Ihnen noch in Prüfung ist ("Berechtigung beim FID"). Das beinhaltet diejenigen Institutionen, die Sie auch in der Aufgabenliste auf Ihrer persönlichen Seite finden. In Ihrer Aufgabenliste werden nur Institutionen angezeigt, deren Nutzerkonto bereits von den KfL-Teams "bestätigt" wurde ("Status des Nutzerkontos"). Hier können Sie zusätzlich auch Institutionen mit Status "Erstanmeldung" anzeigen lassen, deren Nutzerdaten von den KfL-Teams noch nicht geprüft wurden hinsichtlich formaler Korrektheit. Wie Sie die Berechtigung für die Institutionen vergeben, die bei Ihnen noch "in Prüfung" sind, können Sie hier nachlesen. Eine weitere Facette für die Eingrenzung ist die Zugehörigkeit zu einem "Nutzerkreis" (fehlt in Screenshot).

FID - persönliche Seite - Überblick über die Institutionen "in Prüfung"

Analog erhalten Sie einen Überblick über die registrierten "Einzelnutzer". Bitte beachten Sie, dass hier nur Einzelnutzer berechtigter Institutionen aufgelistet werden. Die Sortierung kann gewählt werden, nach Aktualität oder alphabetisch, und die Teilnehmer sind nach dem Status ihrer Berechtigung filterbar ("Berechtigung beim FID") und der Zugehörigkeit zu einem "Nutzerkreis" filterbar (Nutzerkreis fehlt in Screenshot).

Sie können zum Beispiel eine Auswahl aller berechtigten Einzelnutzer treffen und diese weiter einschränken auf die Zugehörigkeit zu einer Institution.

fid_persoenliche_seite_ueberblick_einzelnutzer_berechtigt_bei_inst

Oder Sie wählen alle Einzelnutzer, deren Zugehörigkeit bei einer berechtigten Institution noch "in Prüfung" ist.

fid_persoenliche_seite_ueberblick_einzelnutzer_inpruefung

Auch alle berechtigten Mitglieder eines bestimmten Nutzerkreises lassen sich filtern und es lässt sich auf einen Blick erkennen, wie sie sich anzahlmäßig auf die verschiedenen Institutionen verteilen. (Screenshot fehlt)

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Wie finde ich einen registrierten Teilnehmer?

Sie können den Teilnehmer unter "Einzelnutzer" oder "Institutionen" in Ihrem persönlichen Bereich auswählen, wie hier beschrieben. Schneller ist häufig die Suche über die Suchmaske, wo nach dem Namen, dem Benutzernamen oder auch nach Straße, Stadt oder einem Teilwort der E-Mail-Adresse gesucht werden kann.

Mitglied_suchen

Wenn Sie den Teilnehmer aus der Trefferliste anwählen, dann sehen Sie die persönliche Seite des zugehörigen Nutzerkontos. Ist Ihnen die Kennung des Nutzerkontos bekannt, dann können Sie diese Seite auch direkt über die URL "<FID-Domäne>/Members/<Nutzerkennung>" aufrufen. Die Platzhalter <FID-Domäne> und <Nutzerkennung> sind durch die passenden Werte zu ersetzen. Einzelnutzerkennungen bestehen aus "VKE" gefolgt von fünf Ziffern, Institutionskennungen bestehen aus "WI" gefolgt von vier Ziffern, Ihre Kennung beginnt mit "FID" gefolgt von drei Ziffern.

Sofern Sie im Nutzerkonto anschließend Anpassungen vornehmen wollen, lesen Sie bitte hier weiter.

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Wie kann ich die Nutzerdaten eines Teilnehmers aktualisieren?

Gehen Sie zum Nutzerkonto des Teilnehmers, dessen Nutzerdaten Sie aktualisieren wollen. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Teilnehmers kommen, können Sie hier nachlesen. Auf der persönliche Seite des Teilnehmers können Sie im Bearbeitungsmodus die allgemeinen Daten des Nutzerkontos ändern. Dazu wählen Sie den Reiter „meine (allgemeinen) Daten bearbeiten“ aus. Die FID-spezifischen Daten einer Institution finden Sie unter "Fachinformationsdienst(e)". Dort können Sie sie auch "Bearbeiten". Ausführlichere Informationen zu den Nutzerkonten von Einzelnutzern und Institutionen finden Sie bei den FAQs für Einzelnutzer und bei den FAQs für Institutionen.

Wenn Sie die Berechtigung einer Institution ändern wollen, dann lesen Sie bitte hier weiter. Workflows zur Änderung der Berechtigung, der Statusgruppe oder der Ablauffrist eines Einzelnutzers sind bei den FAQs für Institutionen zu finden.

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Wie kann ich ein Nutzerkonto löschen?

Zum Entfernen eines institutionellen Nutzerkontos wenden Sie sich bitte an Ihr KfL-Team. Ein Einzelnutzerkonto wird automatisch entfernt, sobald seit mindestens sechs Wochen keine berechtigte Zugehörigkeit bei einer Institution mehr besteht. Wenn ein Einzelnutzerkonto automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegten E-Mail-Adressen der zugehörigen Institutionen.

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Wie kann ich die Institutionszugehörigkeit eines Einzelnutzers ändern?

Wenn eine Person bei der Registrierung nicht die korrekte Institution ausgewählt hat oder sich ihre Institutionszugehörigkeit ändert, muss sie sich über den regulären Registrierungsworkflow erneut beim FID registrieren und dabei ihre aktuelle Institution auswählen.

Die nicht (mehr) gültige Institutionszugehörigkeit sollten Sie auf „nicht berechtigt“ setzen. Mehr dazu, wie Sie die Berechtigung eines Einzelnutzers ändern, finden Sie bei den FAQs für Institutionen. Eine "nicht berechtigte" Institutionszugehörigkeit wird nach sechs Wochen automatisch entfernt. Wenn eine Zugehörigkeit zu einer Institution automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die dort für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegte E-Mail-Adresse.

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Bereitstellung meiner Produkte für meinen Nutzerkreis

Wie werden Nutzerkreise passgenau und produktspezifisch definiert?

Nutzerkreise lassen sich produktspezifisch, passgenau und feingranular definieren. Über Nutzerkreise lässt sich steuern, welche Teilgruppen Ihres Nutzerkreises spezielle Berechtigungen erhalten. Die Verbindung zwischen Nutzerkreisen und Produkten erfolgt dann über Bereitstellungen, mehr dazu finden Sie hier.

Es gibt im System zwei Arten von Nutzerkreisen: selektive Nutzerkreise und IP-Nutzerkreise.

Über selektive Nutzerkreise werden meist Community-Nutzerkreise definiert. Ein selektiver Nutzerkreis kann sowohl registrierte Einzelpersonen als auch registrierte Institutionen enthalten. Wenn eine Institution zu einem selektiven Nutzerkreis gehört, dann gehören alle Personen, die sich mit Zugehörigkeit zu dieser Institution bei Ihrem FID registriert haben, automatisch zu diesem Nutzerkreis. So lassen sich die Mitglieder über ihre Institutionszugehörigkeit bündeln und müssen nicht einzeln dem Nutzerkreis hinzugefügt werden. Wenn ein Produkt für einen selektiven Nutzerkreis bereitgestellt wird, dann besteht für alle Mitglieder dieses Nutzerkreises persönlicher Zugang, über ihre persönliche Kennung.

Über IP-Nutzerkreise werden meist Campus-Nutzerkreise definiert. Ein IP-Nutzerkreis enthält Institutionen und ist für den IP-gesteuerten Zugang gedacht. Wenn ein Produkt für einen IP-Nutzerkreis bereitgestellt wird, dann besteht von allen in den institutionellen Nutzerkonten des IP-Nutzerkreises hinterlegten IP-Adressen aus Zugang.

Sowohl ein selektiver als auch ein IP-Nutzerkreis kann als "autoaktiv" definiert werden. Dann umfasst er automatisch alle bei Ihrem FID registrierten Institutionen, also Ihre gesamte registrierte Community. Wenn alle FID-Produkte für den gleichen Nutzerkreis bereitgestellt werden, dann reicht es, einen autoaktiven Nutzerkreis zu definieren.

Sowohl Personen als auch Institutionen können zu mehreren unterschiedlichen Nutzerkreisen gehören. Zu welchen Nutzerkreisen sie im Einzelnen gehören, können Sie dem jeweiligen Nutzerkonto entnehmen.

Alle bereits definierten Nutzerkreise Ihres FID sehen Sie, sofern eingeloggt, auf Ihrer persönlichen Seite unter "Nutzerkreise". Durch Anklicken eines Nutzerkreises können Sie sehen, welche Institutionen und Personen im Einzelnen zu dem Nutzerkreis gehören, und den Nutzerkreis auch weiter anpassen.Ihr KfL-Team unterstützt Sie beim Anlegen der passenden Nutzerkreise.

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Wie erhält mein Nutzerkreis Zugang zu meinen Produkten - die Bereitstellungen?

Damit Ihr Nutzerkreis Zugang zu einem Produkt erhält, muss dieses Produkt explizit für den Nutzerkreis bereitgestellt werden. Zu diesem Zweck können Sie unterschiedliche Teil-Nutzerkreise definieren, die Sie dann mit den einzelnen Produkten verknüpfen. So können Sie Ihre Angebote differenziert für unterschiedliche Nutzergruppen bereitstellen. Alle Nutzerkreise Ihres FID sehen Sie, sofern eingeloggt, auf Ihrer persönlichen Seite unter "Nutzerkreise". Mehr dazu, wie Nutzerkreise im System definiert werden, finden Sie hier.

Eine Bereitstellung stellt die Beziehung zwischen Lizenzmodell, Nutzerkreis und Art der Bereitstellung her:

das angelegte Lizenzmodell wird bereitgestellt
für einen definierten Nutzerkreis
auf eine konfigurierte Art der Bereitstellung

Sofern die Bereitstellung über die Infrastruktur von fid-lizenzen.de erfolgt, ist die Art der Bereitstellung meist über einen im Rahmen des KfL-Projekts betriebenen Proxy, manchmal auch IP-gesteuert direkt beim Anbieter.

Sie können Ihre Produkte bedarfsgerecht für unterschiedliche Gruppen bereitstellen, indem Sie verschiedene Nutzerkreise definieren. Beispiel:

Lizenzmodell 1 soll für einen Community-Nutzerkreise A bereitgestellt werden, bestehend aus bis zu 33 handverlesenen Wissenschaftlern. Die Bereitstellung soll über den Proxyserver erfolgen.
Lizenzmodell 2 soll für einen Community-Nutzerkreise B bereitgestellt werden, bestehend aus allen Mitgliedern von drei Fachgesellschaften. Die Bereitstellung soll über den Proxyserver erfolgen.
Lizenzmodell 3 soll für den gesamten Community-Nutzerkreis A und B bereitgestellt werden. Die Bereitstellung soll über den Proxyserver erfolgen.
Lizenzmodell 4 soll für einen Campus-Nutzerkreis C bestehend aus 40 Institutionen bereitgestellt werden und zusätzlich für den Community-Nutzerkreis A. Die Bereitstellung für den Campus-Nutzerkreis soll IP-gesteuert sowohl über den Proxyserver als auch direkt beim Anbieter erfolgen.

Die Bereitstellungen können für dieses Beispiel folgendermaßen definiert werden:

Eine Bereitstellung von Lizenzmodell 1 für den selektiven Nutzerkreis A über den Proxyserver.
Eine Bereitstellung von Lizenzmodell 2 für den selektiven Nutzerkreis B über den Proxyserver.
Zwei Bereitstellungen von Lizenzmodell 3, einmal für den selektiven Nutzerkreis A und einmal für den selektiven Nutzerkreis B, beide über den Proxyserver.
Zwei Bereitstellungen von Lizenzmodell 4, einmal für den IP-Nutzerkreis C, sowohl über den Proxyserver als auch direkt beim Anbieter, und einmal für den selektiven Nutzerkreis A über den Proxyserver.

Alle Bereitstellungen Ihres FID sehen Sie, sofern eingeloggt, auf Ihrer persönlichen Seite unter "Bereitstellung der Produkte". Ihr KfL-Team unterstützt Sie beim Anlegen der passenden Bereitstellungen.

Eine Person kann zu mehreren selektiven Nutzerkreisen gehören. Wenn eine Person zu einem selektiven Nutzerkreis gehört, dann wird die Berechtigung für die diesem Nutzerkreis zugeordneten Lizenzmodelle in ihrem Nutzerkonto unter "Lizenzen" angezeigt.

Eine Institution kann ebenfalls zu mehreren Nutzerkreisen gehören, sowohl zu selektiven als auch zu IP-Nutzerkreisen. Wenn eine Institution zu einem selektiven oder IP-Nutzerkreis gehört, dann wird die Berechtigung für die diesem Nutzerkreis zugeordneten Lizenzmodelle in ihrem Nutzerkonto unter "Lizenzen" angezeigt. Bei Institutionen ist eine Filterung nach "Einzelnutzerlizenz" (selektiver Nutzerkreis) bzw. "Campuslizenz" (IP-Nutzerkreis) möglich.

Vertiefte Informationen zur Authentifizierung und Autorisierung der Mitglieder Ihres Nutzerkreises erhalten Sie hier.

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Authentifizierung und Autorisierung

Wie erfolgt die Zugangssteuerung?

Die Nutzerverwaltung wird als IdP (Identity Provider für Shibboleth) betrieben und ist Mitglied bei der Föderation DFN-AAI als FID VHO (Virtual Home Organisation) von fid-lizenzen.de. Für die persönliche Authentifizierung ist eine Registrierung als Einzelnutzer mit Zugehörigkeit zu einer Institution aus dem Nutzerkreis beim FID Voraussetzung (1). Der Zugang zu den Produkten wird typischerweise über einen shibbolethfähigen Proxyserver bereitgestellt (2). Die Authentifizierung gegenüber dem Proxy erfolgt meist über die Identität in der FID VHO von fid-lizenzen.de (3), alternativ ist eine Verknüpfung mit dem vertrauten Login bei der shibbolethfähigen Heimateinrichtung möglich. Weitere Informationen zur Verknüpfung mit dem Heimat-Login sind bei den FID-Infos ("SSO via Shibboleth") und den FAQs mit Informationen zum Login-Verfahren mit Kontenverknüpfung (SSO) zu finden.

Nach erfolgreichem Login (3) fragt der Proxy zur Prüfung der Autorisierung die persönlichen produktspezifischen Berechtigungen bei fid-lizenzen.de an (4). Der Proxy prüft die produktspezifische Berechtigung und leitet die Person, sofern autorisiert, zum Produkt beim Anbieter weiter (5). Die IP-Adresse des Proxy ist beim Anbieter für das Produkt freigeschaltet, der Zugang beim Anbieter erfolgt IP-gesteuert (6).

Grafik AAI - ohne IPs

(Diagramm nicht auf aktuellem Stand) Im Diagramm ist die Authentifizierung ohne Verknüpfung mit dem Heimat-Login zu sehen (3). Bei der Autorisierung (4) wird das Attribut mittlerweile nicht mehr beim IdP FID VHO von fid-lizenzen.de angefragt, sondern bei einer vom IdP unabhängigen Attribute Authority, die ebenfalls bei fid-lizenzen.de betrieben wird.

Damit eine Person persönlichen Zugang über Proxy zu einem Produkt erhält, muss sie dem zugehörigen, ggf. produktspezifischen Nutzerkreis explizit zugeordnet sein. Das erfolgt in der Regel bereits automatisch über ihre Institutionszugehörigkeit, da meist ganze Institutionen zum Nutzerkreis gehören, aber auch einzelne Personen können dem Nutzerkreis zugeordnet werden. Die persönlichen Berechtigungen sind im Nutzerkonto der Einzelperson unter "Lizenzen" zu sehen. Weitere Informationen zu Nutzerkreisen und ihrer Zuordnung zu Produkten erhalten Sie hier.

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Kann der Zugang auch IP-gesteuert erfolgen?

Auch IP-gesteuerter Zugang zu den über den Proxyserver bereitgestellten Lizenzen ist möglich. Produktspezifisch können berechtigte IP-Adressen freigeschaltet werden, so dass für Personen, die aus dem freigeschalteten IP-Bereich kommen, keine persönliche Authentifizierung nötig ist. Im Vergleich zum Zugang ohne proxyseitig IP-gesteuerte Freigabe (siehe oben) kommen die Schritte 3 und 4 in der Grafik unten hinzu. Bei der produktspezifischen Autorisierung am Proxy wird zunächst geprüft, ob bereits die zugreifende IP-Adresse berechtigt ist. Nur wenn das nicht der Fall ist, wird nach persönlicher Authentifizierung gefragt.

Grafik AAI - mit IPs

(Diagramm hinsichtlich persönlicher Zugangssteuerung nicht auf aktuellem Stand) Im Diagramm ist die persönliche Authentifizierung ohne Verknüpfung mit dem Heimat-Login zu sehen (5). Bei der persönlichen Autorisierung (6) wird das Attribut mittlerweile nicht mehr beim IdP FID VHO von fid-lizenzen.de angefragt, sondern bei einer vom IdP unabhängigen Attribute Authority, die ebenfalls bei fid-lizenzen.de betrieben wird.

Damit die Mitglieder einer als berechtigt registrierten Institution IP-gesteuerten Zugang über Proxy zu einem Produkt erhalten

müssen im Nutzerkonto der Institution die freizuschaltenden IP-Adressen hinterlegt sein und
muss die Institution zum produktspezifischen IP-Nutzerkreis gehören und
muss die Bereitstellung dieses Produkts für den betreffenden IP-Nutzerkreis explizit über Proxy erfolgen

Weitere Informationen zu Nutzerkreisen und ihrer Zuordnung zu Produkten erhalten Sie hier.

Die Übermittlung der IP-Adressen an den Proxyserver erfolgt automatisiert, pro Produkt und einmal täglich (nachts). Die Berechtigungen sind im Nutzerkonto der Institution unter "Lizenzen" zu sehen. IP-gesteuerte Berechtigungen sind filterbar: "Art der Lizenz" > "Campuslizenz"

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Meine FID-Produkte

Welche Informationen sind bei Produkt und Lizenzmodell hinterlegt?
Die Beschreibung der Produkte erfolgt auf zwei Ebenen: der Produktebene und der Lizenzebene. Ein Produkt kann dabei mehrere Lizenzen, auch von verschiedenen FID, umfassen.

Die Produktebene enthält die allgemeinen Angaben wie Hersteller, Plattform und Produkttyp. Informationen zu den einzelnen Feldern eines Produkts sind hier aufgeführt.

Die Lizenzebene enthält die spezifischen Angaben wie FID, Vertragslaufzeit und Zugriffs-URL.

Auf der Plattform werden über den Menüpunkt "Produkte" immer die aktuellen Lizenzen Ihres FID angezeigt. Ihrem Nutzerkreis (auch anonymen Benutzern, die nicht auf der Plattform registriert sind) werden alle Lizenzen angezeigt, die im Status "veröffentlicht" stehen. Ihnen als FID werden außerdem Lizenzen im Status "intern veröffentlicht" angezeigt. Weitere Informationen zur Sichtbarkeit und zum Veröffentlichungsstatus der Lizenzen erhalten Sie hier. Die angezeigten Lizenzen können nach Produkttyp und Hersteller gefiltert und durchsucht werden:

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Welche Lizenzmodelle werden für welchen Nutzerkreis bereitgestellt?

Lizenzmodelle können bedarfsgerecht und differenziert für unterschiedliche Nutzergruppen bereitgestellt werden. Lesen Sie dazu hier weiter.

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Kann ich ein neues Produkt / einen neuen Lizenzeintrag anlegen?
Nein, das zuständige KfL-Team legt die Produkte und die zugehörigen Lizenzen für den FID an und hinterlegt die ihm vorliegenden Informationen in Rücksprache mit dem FID. Die weitere Bearbeitung und Endredaktion der Lizenzeinträge liegt beim FID. Bitte lesen Sie dazu hier weiter.

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Kann ich die Angaben zu den Produkten / Lizenzen anpassen?
Angaben zu den Produkten können vom FID nicht angepasst werden. Das liegt daran, dass Produkte Lizenzen unterschiedlicher FID umfassen können. Zur Anpassung der Produktebene wendet sich der FID an das zuständige KfL-Team. Die eigenen Lizenzeinträge können vom FID angepasst werden, sofern sie für den FID sichtbar sind, d.h. der Veröffentlichungsstatus "veröffentlicht" oder "intern veröffentlicht" ist. Weitere Informationen zum Veröffentlichungsstatus finden Sie hier.

Um Lizenzeinträge bearbeiten zu können, müssen Sie in den Bearbeitungsmodus des Lizenzeintrags wechseln. Im Bearbeitungsmodus sind, wie auch in der Anzeige, die Datenfelder in verschiedene Bereiche strukturiert: "Standard", "Datum", "Betreuer", "Einstellungen", "Intern", "Metadaten". Es gibt verschiedene Möglichkeiten in den Bearbeitungsstatus einer Lizenz zu gelangen:

1. Anzeige des Produkts mit zugehörigen Lizenzen
2. Anzeige der Lizenz über das Kontextmenü
3. Suche nach einer Lizenz

Anzeige des Produkts mit zugehörigen Lizenzen:

Anzeige der Lizenz über das Kontextmenü:

Suche nach einer Lizenz:

Das zuständige KfL-Team wird nach Änderung eines Lizenzeintrags automatisch benachrichtigt.

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Wie kann ich eine Titelliste hinterlegen?

Die Titelliste können Sie am besten im gleichnamigen Feld hinterlegen. Wenn die aktuelle Titelliste bereits an anderer Stelle zu finden ist, können Sie dorthin verlinken:

FID - Lizenzen - Titelliste

Die Verlinkung kann nach extern verweisen oder aber auch zu weiteren von Ihnen angelegten Seiten, auf denen die einzelnen Titel umfangreicherer Pakete zu finden sind, wie im folgenden Beispiel:

FID - Lizenzen - Titelliste

Alternativ können die Titel hier auch einzeln aufgelistet und verlinkt werden:

FID - Lizenzen - Titelliste

Wie Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln können, um Anpassungen vorzunehmen, ist hier erläutert. Das Feld Titelliste wird im Bereich "Einstellungen" bearbeitet. Bei wenigen Titeln lässt sich die Tabelle hier manuell erstellen, bei einem umfangreicheren Paket können Sie den gesamten Inhalt (Titel mit hinterlegten Hyperlinks) aus einer vorhandenen Datei kopieren und hier einfügen. Zur Nachformatierung der Tabelle werden einige Optionen angeboten, am flexibelsten und schnellsten geht es häufig im HTML-Quellcode.

FID - Titelliste bearbeiten

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Sind alle Lizenzen öffentlich sichtbar?
Nein, über den Veröffentlichungsstatus wird geregelt, für welche Nutzergruppen die Lizenzeinträge sichtbar sind:

Veröffentlichungsstatus privat:	nur für die KfL-Teams sichtbar (für den FID nicht relevant)
Veröffentlichungsstatus intern veröffentlicht:	auch für den FID sichtbar
Veröffentlichungsstatus veröffentlicht:	für alle sichtbar (auch für Institutionen, Einzelnutzer und auch anonyme Benutzer, die nicht auf der Plattform angemeldet sind)

Die KfL-Teams legen neue Lizenzeinträge zunächst im Status "privat" an, bevor diese für den FID "intern veröffentlicht" werden. Nachdem der FID die Endredaktion des Lizenzeintrags vorgenommen hat, informiert er das zuständige KfL-Team, das dann den Lizenzeintrag für den FID "veröffentlicht".

Änderungen des Veröffentlichungsstatus können ausschließlich von den KfL-Teams vorgenommen werden. Lizenzeinträge, die nicht mehr aktuell sind, werden von den KfL-Teams zurückgezogen - in den Veröffentlichungsstatus "intern veröffentlicht" oder "privat".

Der FID wird über jede Änderung am Veröffentlichungsstatus automatisch per E-Mail informiert.

Den aktuellen Veröffentlichungsstatus können Sie jeweils dem Lizenzeintrag entnehmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten zum Lizenzeintrag zu gelangen, diese sind in den folgenden Abbildungen beschrieben. Sie haben außerdem die Möglichkeit Produkte nach dem Veröffentlichungsstatus zu filtern. Lesen Sie dazu bitte hier weiter.

1. Auswahl der Lizenz aus der Produktübersicht
2. Auswahl der Lizenz über das Kontextmenü
3. Suche nach einer Lizenz
4. Anzeige des Produkts mit den zugehörigen Lizenzmodellen

1.	Auswahl der Lizenz aus der Produktübersicht:
2.	Auswahl der Lizenz über das Kontextmenü:
3.	Suche nach einer Lizenz:
4.	Anzeige des Produkts mit den zugehörigen Lizenzmodellen:

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Wie behalte ich den Überblick über den Veröffentlichungsstatus der Lizenzen?
Auf Ihrer persönliche Seite haben Sie über "Produkte - Filterung nach Status der Veröffentlichung" die Möglichkeit, Produkte zu filtern. So können Sie kontrollieren, welche Lizenzen für alle Benutzer "veröffentlicht" sind und welche bisher nur "intern veröffentlicht" wurden. Erläuterungen zum Veröffentlichungsstatus finden Sie hier. Die Informationen zum Veröffentlichungsstatus sind auch im Export enthalten, den Sie über das Formular "Exporte und Reporte" abrufen können, mehr dazu erfahren Sie hier.

fid_filterung_veroeffentlichungsstatus

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Exportschnittstelle / API

Wie kann ich die Daten zu Teilnehmern und Lizenzen abrufen?

Nutzer- und Lizenzdaten können aus dem ERMS entweder über ein vorgegebenes Formular (s. u. FAQ zu Exporte und Reporte) oder über einen direkten Aufruf der Schnittstelle exportiert werden (s. u. FAQ zu Schnittstelle / API).
Alle Exporte laufen in Echtzeit, d.h. sie werden bei jedem Aufruf dynamisch aus dem jeweiligen Datenbestand generiert. Deshalb ist beim Abruf einer großen Anzahl von Datensätzen etwas Geduld nötig, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Die Exportdaten sind in UTF-8 kodiert.

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Wie erhalte ich vordefinierte Exporte und Reporte?

Eine einfache Möglichkeit die Exportschnittstelle anzusprechen, um Teilnehmer- und Lizenzdaten aus dem ERMS abzurufen, wird über ein Formular bereitgestellt. Auf das Formular „Exporte und Reporte“ können Sie über Ihre persönlichen Seite zugreifen. Wie Sie zu Ihrer persönlichen Seite kommen, erfahren Sie hier.

FID - Exporte und Reporte

Über verschiedene Filter können Sie wählen, was Sie exportieren wollen und in welchem Format.

(1) Was soll exportiert werden?:
Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

Einzelnutzer:	Dieser Export beinhaltet die Informationen zu Ihren registrierten Einzelnutzern (u. a. Name, Adress- und Kontaktdaten sowie ID, Status und Erstellungsdatum des Nutzerkontos). Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz außerdem Informationen zu der Anzahl der Berechtigungen des Einzelnutzers über seine potentielle Zugehörigkeit zu mehreren Institutionen. Weitere Einzelheiten zu den Datensätzen des „aufbereiteten Reports“ finden Sie hier. Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu dem Einzelnutzerobjekt.
Einzelnutzer mit Berechtigungen:	Dieser Export beinhaltet Informationen zu den Institutionszugehörigkeiten Ihrer Einzelnutzer. Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz sowohl die Informationen zu dem Einzelnutzer (s.o. Option "Einzelnutzer") als auch die jeweilige Institutionszugehörigkeit mit Art der Zugehörigkeit (Statusgruppe/Vereinsmitglied) und aktueller Berechtigung des Einzelnutzers bei der Institution („in Prüfung“, „berechtigt“, „nicht berechtigt“, „abgelaufen“, „berechtigt, erneut in Prüfung“, „abgelaufen, erneut in Prüfung“). Weitere Einzelheiten zu den Datensätzen des „aufbereiteten Reports“ finden Sie hier. Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu dem Beziehungsobjekt (Beziehung Einzelnutzer-Institution-FID).
Institutionen mit Berechtigungen:	Dieser Export beinhaltet Informationen zu Ihren Institutionen mit ihrer jeweiligen Berechtigung. Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz sowohl die allgemeinen Informationen zu der registrierten Institution (u. a. Name, Adress- und Kontaktdaten sowie ID, FTE, Status und Erstellungsdatum des Nutzerkontos) als auch die FID-spezifischen Details zur Einzelnutzerregistrierung und zur Authentifizierung und die aktuelle Berechtigung bei Ihrem FID („in Prüfung“, „berechtigt“, "berechtigt+Adminrechte", „nicht berechtigt“), außerdem die Anzahl der registrierten Einzelnutzer der Institution bei Ihrem FID, aufgeschlüsselt nach Berechtigung („in Prüfung“, „berechtigt“, „nicht berechtigt“, „abgelaufen“, „berechtigt, erneut in Prüfung“, „abgelaufen, erneut in Prüfung“). Weitere Einzelheiten zu den Datensätzen des „aufbereiteten Reports“ finden Sie hier. Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu dem Beziehungsobjekt (Beziehung Institution-FID).
Teilnehmer einer Lizenz:	Dieser Export wird bei produktspezifischen Nutzerkreisen und Berechtigungen relevant. Hier wählen Sie zusätzlich eine FID-Lizenz aus und erhalten alle Lizenzteilnehmer (Institutionen). Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz sowohl die Informationen zu der Institution (s.o. Option "Institution mit Berechtigungen") als auch die aktuelle Berechtigung der Institution für die Lizenz. Weitere Einzelheiten zu den Datensätzen des „aufbereiteten Reports“ finden Sie hier. Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu dem Beziehungsobjekt (Beziehung Institution-Lizenz).
Produktangebot:	Dieser Export beinhaltet Informationen zu Ihren über das ERMS bereitgestellten FID-Lizenzen (neben Titel, Verlag, URLs auch aktuelle Sichtbarkeit, Erstellungsdatum, eindeutige ID u.a.). Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz zusätzlich die Anzahl der aktuell für die Lizenz berechtigten Institutionen und Einzelnutzer. Weitere Einzelheiten zu den Datensätzen des „aufbereiteten Reports“ finden Sie hier. Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu dem Lizenzobjekt.
Bereitstellungen	Dieser Export wird bei produktspezifischen Nutzerkreisen und Berechtigungen relevant. Er beinhaltet Informationen zu den Bereitstellungen Ihrer Lizenzen (neben dem Tripel <Lizenz für Nutzerkreis über Proxy> auch Erstellungsdatum, eindeutige ID u.a.). Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz zusätzlich die Anzahl der Institutionen und Einzelnutzer des betreffenden Nutzerkreises. Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu dem Beziehungsobjekt (Beziehung Institution-Lizenz).
Einzelnutzer eines Selektiven Nutzerkreises	Dieser Export wird bei produktspezifischen Nutzerkreisen und Berechtigungen relevant. Hier wählen Sie zusätzlich einen Selektiven Nutzerkreis aus und erhalten alle persönlich registrierten Mitglieder des Nutzerkreises. Die Informationen zu den Mitgliedern sind wie beim Export der "Einzelnutzer mit Berechtigungen".
Institutionen eines IP-Nutzerkreises	Dieser Export wird bei produktspezifischen Nutzerkreisen und Berechtigungen relevant. Hier wählen Sie zusätzlich einen IP-Nutzerkreis aus und erhalten alle institutionellen Mitglieder des Nutzerkreises. Die Informationen zu den Mitgliedern sind wie beim Export der "Institutionen mit Berechtigungen".

(2) Die Anzahl der Treffer der Suchanfrage.

(3) Hier können Sie weitere Einzelheiten zu Art und Umfang des Datenexports wählen. Standard ist der „aufbereitete Report“ im CSV-Format, der alle für einen Überblick nötigen Informationen enthält und eine übersichtliche Anzeige und Filterung erlaubt. Beim vorliegenden CSV-Format entspricht jede Zeile der Datei einem Datensatz, als Feldtrenner innerhalb einer Zeile dient das Semikolon. Der Header der CSV-Datei enthält Informationen zum Report, wie Erstellungsdatum und die URL der Anfrage. Alternativ kann auch ein einfacher Systemexport im JSON-Format gewählt werden.
Es können bis zu 500 Datensätze in eine Datei exportiert werden. Bei mehr als 500 Treffern der Suchanfrage kann für die zusätzlichen Datensätze ein weiterer Export, z.B. „ab Datensatz“ 501, erfolgen.

(4) Bei ausgefülltem Exportformular erscheint unter „Download“ die URL der Anfrage. Wenn Sie diesen Link anklicken und bestätigen, dass Sie die Seite verlassen möchten, wird die Exportdatei generiert, was je nach Anzahl der Datensätze etwas dauern kann. Abhängig von der Einstellung in Ihrem Browser kann die Datei anschließend direkt geöffnet (z.B. mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie LibreOffice Calc oder Microsoft Excel) oder zunächst gespeichert werden.

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Wie kann ich die Schnittstelle / API direkt ansprechen?

Exporte sind auch direkt über eine Schnittstelle/API abrufbar, die flexibel als erweiterte Suchfunktion nutzbar ist. Weitere Einzelheiten zur API finden Sie hier.

Das ERMS stellt außerdem eine Methode bereit, um einzelne Objekte zu exportieren: simple-export. Wird an eine URL der Aufruf simple-export angehängt, so werden die Daten des über die URL angesprochenen Objekts im JSON-Format zurückgeliefert. Zwei Beispiele:

Lizenzangebot: https://www.fid-lizenzen.de/angebote/nlproduct.2015-06-23.1480830682/copy14_of_nllicencemodelstandard.2015-08-07.2022348112/simple-export

Teilnehmer: https://www.fid-lizenzen.de/Members/VKE00123/simple-export

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Meine FID-Seiten

Kann ich das Look & Feel der Seiten anpassen?
Folgende Anpassungen sind möglich und erfolgen in Rücksprache mit dem FID:

Im Header kann ein FID-spezifisches Logo angezeigt werden. Ein Banner, sofern gewünscht, sollte 1382px breit und nicht höher als 230px sein. Kleinere Grafiken, die transparent auslaufen, lassen sich auch bei variabler Bildschirmbreite besser anzeigen.
Die Farbe der Links (nicht aktiv / aktiv: active, hover) sollte passend zu den Farben im Header gewählt werden. Das wirkt sich farblich auch auf den jeweils angewählten Menüpunkt und die Brotkrumennavigation aus.

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Wie kann ich meine Startseite anpassen?
Um diese Seite zu bearbeiten, öffnen Sie bitte Ihre Startseite und wechseln in den Bearbeitungsmodus. Zur Bearbeitung des Haupttextes steht Ihnen ein Editor mit verschiedenen Bedienelementen zur Verfügung, mit denen Sie den Text formatieren, Bilder einbinden, Tabellen erstellen und Verlinkungen einfügen können. Wenn Sie Bilder/Dokumente auf der Startseite anzeigen oder verlinken möchten, müssen Sie diese zuerst im Bereich "Über den FID" hochladen, lesen Sie dazu bitte hier weiter.

Hinweise zum Editor: [hier finden Sie eine Liste aller Bedienelement des Editors]

Text eingeben:	Sie können den Text entweder direkt in den Editor eingeben oder aus anderen Programmen (z.B. MS Word / OpenOffice.org Writer) kopieren (im Webbrowser Firefox ist das nur über die Tastenkombination Strg + V möglich, nicht mit der rechten Maustaste).
Formatierung übernehmen:	Formatierungen aus anderen Programmen werden in der Regel übernommen. Sollten sie nicht korrekt umgesetzt werden, nutzen Sie bitte den Radiergummi . Markieren Sie die Textstelle, deren Formatierung gelöscht werden soll, und klicken Sie anschließend auf das "Radiergummi-Symbol". Anschließend können Sie die Formatierung mithilfe des Editors wieder neu einfügen.
HTML Quellcode bearbeiten/hinzufügen:	Es ist möglich Text direkt als HTML-Code einzugeben. Dazu wechseln Sie bitte in die HTML-Ansicht und geben dort Ihren HTML-Code ein, bzw. bearbeiten den vorhandenen Quellcode.
Seite/Bild/Datei (pdf, ppt, doc, usw.) hinzufügen:	Um Bilder und Dokumente anzuzeigen oder auf diese verlinken zu können, müssen sie im Bereich "Über den FID" über den Reiter "Hinzufügen" hochgeladen werden, lesen Sie dazu bitte hier weiter. Nachdem Sie ein Dokument oder ein Bild hinzugefügt haben, können Sie es in andere Seiten einbinden. Nutzen Sie dazu bitte das Baum-Symbol im Editor, mit dem Sie Bilder einfügen und/oder verändern können.
Verlinkung/Verweis:	Um eine Datei, ein Bild oder eine Seite zu verlinken, markieren Sie die Stelle, an der die Verlinkung eingefügt werden soll, und klicken dann in der Editorleiste auf das Ketten-Symbol . Hier haben Sie die Möglichkeit auf interne Dokumente zu verlinken, auf externe Webseiten oder E-Mail-Adressen zu verweisen oder einen Verweis auf einen Anker (siehe auch nächster Punkt: Anker innerhalb einer Seite) einzufügen.
Anker innerhalb einer Seite:	Mit einem Anker können Sie innerhalb der Seite eine Stelle markieren, die dann über einen Verweis direkt angesprungen werden kann.

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Wo kann ich Informationen zu meinem Nutzerkreis hinterlegen?

Dazu können Sie den Menüpunkt "Nutzerkreis" nutzen. Hier sollten Sie hinterlegen, wer zu Ihrem Nutzerkreis gehört und ob eine eigenständige Registrierung der Institutionen Ihres Nutzerkreises gewünscht und möglich ist. In der Regel ist eine persönliche Registrierung der Mitglieder nötig; sofern das nicht der Fall ist, z.B. bei IP-gesteuerter campusweiter Freischaltung, sollten Sie auch darauf hinweisen.

"Nutzerkreis" ist ein Ordner, in dem Sie Bilder und Dateien zufügen und neue Seiten erstellen können. Über den Menüpunkt "Nutzerkreis" gelangen Sie zur Einstiegsseite des Ordners. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus um die Einstiegsseite anzupassen. Erläuterungen zur Bearbeitung des Haupttextes finden Sie in der vorhergehenden FAQ unter "Hinweise zum Editor". Wie Sie weitere Anpassungen vornehmen, insbesondere bei Bedarf auch weitere Seiten und Dateien hinzufügen können, ist in der nachfolgenden FAQ unter "Weitere Anpassungen im Ordner" am Beispiel des Ordners "Über den FID" erläutert.

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Wo kann ich weitere Informationen hinterlegen?
Dazu können Sie den Bereich "Über den FID" nutzen. Dabei handelt es sich um einen Ordner, in dem Sie Bilder und Dateien zufügen und neue Seiten erstellen können. Über den Menüpunkt "Über den FID" gelangen Sie zur Einstiegsseite des Ordners. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus um die Einstiegsseite anzupassen. Erläuterungen zur Bearbeitung des Haupttextes finden Sie weiter oben unter "Hinweise zum Editor" (bei der FAQ: Wie kann ich meine Startseite anpassen?).

Weitere Anpassungen im Ordner "Über uns" lassen sich über die Bearbeitungsleiste vornehmen. Hier können Sie Darstellungsansichten ändern, Objekte/Seiten bearbeiten und hinzufügen oder Statusänderungen vornehmen.

1.	Inhalte:	Im Bereich Inhalte werden alle Objekttypen aufgelistet, d.h. hier wird angezeigt welche Objekte, z.B. Seiten oder Ordner, bereits angelegt und gespeichert sind. Über "Inhalte" können einzelne Objekte außerdem kopiert, ausgeschnitten, eingefügt, umbenannt oder gelöscht werden. Zudem lässt sich hier auch der Status ändern, siehe unten. Bilder und sonstige Dateien (pdfs, docs, usw.) werden im Ordner "Dateien" abgelegt. [Hinweise zur Einbindung von Dateien in Seiten finden Sie unter "Hinweise zum Editor".]
2.	Anzeigen:	Webansicht, d.h. Sie können sehen, wie die Seite "Über uns" oder eine neue Seite im WWW dargestellt wird.
3.	Bearbeiten:	Wechsel in den Bearbeitungsmodus.
4.	Aktionen:	Auch hier können Änderungen der Seite vorgenommen werden: "Kopieren", "Löschen", "Ausschneiden" und "Umbenennen".
5.	Darstellung:	Befinden sich mehrere Objekte (Seiten, Ordner, Bilder usw.) in einem Ordner, müssen Sie die Standardseite festlegen, die angezeigt werden soll.
6.	Hinzufügen:	Über den Bereich "Hinzufügen" können Sie Bilder, Dateien (odf, ppt, doc, pdf, usw.), Ordner und Seiten auf den Server hochladen und zu einem Ordner hinzufügen. Auf alle Objekte, die hier zugefügt werden, kann verlinkt werden. [Hinweise zur Einbindung von Dateien in Seiten finden Sie auch unter "Hinweise zum Editor"]
7.	Status:	Jedes von Ihnen neu erstellte Objekt bekommt automatisch den Status "veröffentlicht" zugewiesen und ist damit für alle im WWW sichtbar.

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Wie lassen sich die Seiten Datenschutz und Impressum verlinken?

Der Inhalt der Seiten datenschutz und impressum liegt in der Verantwortung des FID und lässt sich vom FID eigenständig anpassen.

Alternativ kann das KfL-Team für den FID den Inhalt einer an anderer Stelle bereits vorhandenen Seite mit der Datenschutzerklärung bzw. dem Impressum über eine URL einbinden. So kann zu einer bereits bestehenden Seite verlinkt werden, die dann Vorrang vor der lokalen Seite erhält. Das bietet sich für FID an, die die gleichen Dateien für unterschiedliche Webpräsenzen nutzen, oder die Dateien an anderer Stelle zentral verwalten und bearbeiten. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihr KfL-Team.

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